Was ist ein Newsletter und wie kann er angefordert werden?

Ein Newsletter kann in Ihrer Typo3 Seite eingebunden werden und von allen, die für den Bereich berechtigt sind bearbeitet werden. Die Newsletter Vorlage besteht aus einem Header (der von Ihnen nicht verändert werden kann), einem Teaser Bereich, einem Informationsbereich (dieser kann mittels Text und Medien- Elementen befüllt und formatiert werden) und einem Footer (Fuß-) Bereich (den Sie selbst anpassen können).

Wie erhalte ich die Funktionalität eines Newsletters?

Erst wenn die Verantwortliche Person des Webauftritts einen Newsletter beantragt hat, können Sie die Funktion des Newsletter Versandes nutzen. Die uniIT richtet für Sie den Newsletter ein und definiert die Versandoptionen. Wenn Sie einen Newsletter beantragen möchten, wenden Sie sich bitte an den Servicedesk. Für die Einrichtung werden benötigt:

Absende-E-Mail-Adresse (Adresse, die im Newsletter als Absender steht)
Mailingliste/EmpfängerInnenliste (an wen soll geschickt werden --> Wie beantrage ich eine Mailingliste?)
Name des Newsletters
Bereich in TYPO3, für den der Newsletter eingerichtet werden soll (z. B. Institut)

Datenschutz - Was ist zu beachten?

Wichtig ist auch die Datenschutzbestimmung - wie melden sich Personen zum Newsletter an und was müssen Sie nachträglich an Ihre Kontakte schicken (wenn Sie eine Mailingliste besitzen) um rechtlich abgesichert zu sein. Im Intranet finden Sie die Einwilligung und Datenschutzerklärung für Newsletter- oder Mailingversand

Newsletter in Suchmaschinen auffindbar?

Der Newsletter ist eine TYPO3-Seite die von Suchmaschinen indexiert werden kann, wenn die Newsletter-Seite nicht deaktiviert wird. Der Inhalt des Newsletters ist somit weltweit verfügbar und nicht nur für die Personengruppe an die der Newsletter via E-Mail verschickt wird einsehbar. Wenn dieses verhalten nicht von Ihnen gewünscht wird, gäbe es dazu 2 Möglichkeiten:

1. Deaktivierung. Die Newsletter-Seite wird nur aktiviert um den Newsletter an die Mailingliste zu verschicken, danach wird dieser erneut deaktiviert.

2. Technische Einschränkung. Der Newsletter kann über die uniIT so eingeschränkt werden, dass nur eine gewisse Personengruppe (Berechtigungsgruppe) die Newsletter-Seite einsehen kann. Der Versand des Newsletters an die Mailingliste bliebe dabei unberührt. Wenn dies von Ihnen gewünscht wird, melden Sie sich beim Servicedesk der uniIT

Wie funktioniert die Inhaltliche Bearbeitung?

Um den Newsletter zu erstellen, melden Sie sich im Backend mit Ihren UNIGRAZonline -Benutzerdaten an. Der Newsletter ist an letzter Stelle der Seite konfiguriert und weist ein gelbes E-Mail auf. Um die Newsletter-Seiten bearbeiten zu können, wechseln Sie in die Seitenansicht und öffnen den Ordner durch Klick auf den Pfeil (links neben dem Ordnersymbol). Die Seite Newsletter ist der eigentliche Newsletter, der nach dem Sendeprozess an die Empfänger verschickt wird. Am besten kopieren Sie die Test-Newsletter-Seite, die für Sie vor eingerichtet wurde, fügen diese darunter ein und benennen die Seite passend um zB. in "Newsletter Einheit/Projektname Jänner". Der Seitentitel wird im Header des Newsletters ausgegeben. Zusätzlich wird ein Datum im Newsletterheader ausgegeben, dieses ist in den Seiteneigenschaften unter Metaddaten im Feld Letzte Aktualisierung zu verändern.

Der Inhaltsbereich wird in drei Teile unterteilt, verwendet werden immer Text und Medien Elemente:

Header: Titel des Newsletter und Datum werden rechts neben dem Uni Graz Logo ausgegeben.
Inhalt/Content: Erstellen Sie hier Elemente mit den Inhalten Ihres Newsletters ("Thema eins", "Thema zwei" etc.).
Footer: Fußzeile des Newsletters „HerausgeberIn und MedieninhaberIn“.

Im Content erstellen Sie ein Text und Medien- Element. Im Reiter Allgemein werden die Überschrift, Überschriftgröße (Layout 1-2) und der Text eingefügt, im Reiter Medien kann ein Bild hochladen, die Positionierung und damit auch die Größe des Bildes angegeben und im Reiter Erscheinungsbild das Layout (Hintergrundfarben: Standard - Weiß, Hellgrau, Dunkelgrau, Schwarz und Gelb) des Elements eingestellt werden.

Worauf muss ich achten?

Der Seitentitel des Newsletters wird im Header des Newsletters ausgegeben sowie im Betreff der Newsletter E-Mail ausgegeben.
- Geben Sie im Seitentitel des Newsletters den Einheitsnamen an um die Empfänger direkt zu informieren, dass der Newsletter von Ihrer Einheit stammt.
Datum im Header des Newsletters.
- Das Datum kann (mittels Rechtsklick auf den Newsletter im Seitenbaum) in den Seiteneigenschaften im Reiter Metadaten im Feld Letzte Aktualisierung angepasst werden.
Darstellungsproblem bei zu langen Worten/Links. Achten Sie darauf nicht zu lange Wörter oder auch mehrzeilige Links zu verwenden, da es durch die Browser/E-Mail Client abhängige Silbentrennung zu Darstellungsproblemen kommen kann.
- Wenn der Newsletter als Testmail versendet wird, äußert sich das Problem in dem sich die Rahmen von den Bildern links oder rechts vom Bild abheben oder der Newsletter nach rechts “scrollbar” wird.
Es sollten nur 3 Farben pro Newsletter verwendet werden.
Bilder sollten im Format 16:9 mit mindestens 800px in der Breite verwendet werden.
Wenn Sie dem Themenblock kein Bild hinzufügen möchten, achten Sie im Reiter Medien auf die eingestellte Position des Bildes. In der Vorschau des Newsletters wird Ihnen neben der Überschrift ein färbiger Balken angezeigt. Wenn hier Oben links oder Oben rechts eingestellt ist, sollte die Positionierung auf Oben mittig geändert werden.

Wie verschicke ich einen Newsletter?

Um die Versandoptionen des Newsletters zu setzen wählen Sie im Modul WEB den Punkt Newsletter aus.
Im Seitenbaum wählen Sie die Newsletter-Seite aus.
Wenn noch nie ein Newsletter verschickt wurde, klicken Sie rechts im Inhaltsbereich auf den Button Noch kein Newsletter erstellt, jetzt einen hinzufügen, oder auf Newsletter von der aktuellen Seite erstellen.
Nun folgen die 3 Schritte um den Versand vorzubereiten:
1. (1) Main - Hier können Sie den internen Titel des Newsletters ändern, den Versandzeitpunkt wählen, sowie eine Interne Beschreibung hinzufügen. Klicken Sie auf weiter.
2. (2) Details - Hier kann Newsletter Name bzw. E-Mail Betreff, Absender E-Mailadresse sowie der Absendername, Reply-To E-Mailadresse und der Replay-To Name sowie die Empfängerliste als auch die Test-Empfängerliste eingetragen werden. Wenn alles wie gewünscht ausgefüllt wurde, klicken Sie auf weiter.
  1. Wenn Ihre E-Mailadresse noch nicht in die Testversandgruppe eingetragen wurde, melden Sie sich beim Servicedesk der uniIT.
3. (3)Preview - Hier wird die Vorschau des Newsletters dargestellt - Klicken sie ganz unten auf Speichern.
  1. Sollten Sie einen auf eine Benutzergruppe eingeschränkten Newsletter haben, erhalten Sie hier keine Voransicht.
Newsletter wurde erfolgreich erstellt. Sie können nun einen Testnewsletter via Testversand, Testversand (Bilder einbetten) starten.
Wenn der Testnewsletter zu Ihrer Zufriedenheit bei Ihnen angekommen ist, können Sie den Newsletter über den Button Senden" an die ausgewählte Mailingliste versenden.
Sie erhalten ein Pop-Up mit der Information “Bitte bestätigen Sie, dass Sie diese Newsletter-Kampagne an 1 Empfänger senden möchten!” Bestätigen Sie das Senden mit OK.
1. Da in TYPO3 eine Mailingliste hinterlegt ist, ist dies nur eine E-Mailadresse. Die Mailingliste wird erst am Exchange Server aufgelöst und somit an alle Newsletter Interessenten verschickt.

Hinweis: Wenn Sie mehrfach auf Senden klicken und mit OK das Popup bestätigen, wird der Newsletter mehrfach an die Empfängerliste verschickt.

Wie kann ich ein Empfänger des Testnewsletters werden?

Melden Sie sich beim Servicedesk der uniIT. Es wird eine Testversandgruppe erstellt in der alle Personen an die der Testnewsletter geschickt werden soll eingetragen werden.