Die Veranstaltungen werden im ESRA-Backend erstellt und über das EsraSoft PlugIn in die TYPO3 Seite eingebunden: Ein Beispiel dazu finden Sie unter https://it.uni-graz.at/de/it-training-fuer-bedienstete/
Kostenpflichtige Veranstaltungen werden über Unzer einbezahlt und mittels der im Hintergrund angegebenen Kostenstelle direkt an die Buchhaltung und Bilanzierung weitergeleitet. Für TeilnehmerInnen kann eine Kostengliederung für Studierende, Bedienstete und Externe erstellt werden.
Funktionen
- ESRA beinhaltet eine TeilnehmerInnen-Verwaltung, die die Kommunikation vor und nach der Veranstaltung zu allen oder nur gewissen TeilnehmerInnen ermöglicht. Die Administrierung von Wartelisten-TeilnehmerInnen, Personen die abgesagt haben, gesamte Anmeldeliste oder auch nur aktuellen TeilnehmerInnen ist möglich.
- Es ist ein Wartelistenablauf eingebaut, welcher eine minimale, und auch maximale TeilnehmerInnen-Anzahl festlegen lässt. Diese Warteliste ist im ESRA-Backend einsehbar und auch änderbar.
- Sie haben die Möglichkeit Skripten bzw. Unterlagen hochzuladen, die nach der Veranstaltung von den VeranstaltungsbesucherInnen online abgerufen werden können.
- Es können der TeilnehmerInnen-Status einzelner TeilnehmerInnen eingesehen werden.
- Eine Finanzsituation kann ausgesendet werden.
- Eine Teilnahmebestätigung kann ausgedruckt werden. Teilnahmebestätigungen bzw. Teilnahme-Rückmeldungen werden via E-Mail ausgeschickt. Diese können im ESRA-Backend von den VeranstalterInnen ergänzt werden. Bei TeilnehmerInnenlisten und Anwesenheitslisten ist es möglich diese auch in Excel zu exportieren.
- Eine Veranstaltung kann individuell im Internet freigegeben werden, auch die Möglichkeit zur Anmeldung kann händisch ein- bzw. ausgeschalten werden.
- Die Veranstaltung kann auf der Webseite mit einer Veranstaltungsbeschreibung und mit einem Bild dargestellt werden. Es kann auch eine interne, also nicht öffentlich zugängliche Notiz zur Veranstaltung erstellt werden, um gegebenenfalls für weitere Veranstaltungen ein kurzes Feedback zu hinterlassen.
- Die angelegten Veranstaltungen können abgesagt und die TeilnehmerInnen aller Listen über einen Reminder, der von Ihnen frei formuliert werden kann, informiert werden.
Welche Voraussetzungen muss ich erfüllen?
- ESRA ist nur für Veranstaltungen der Universität Graz gedacht und kann nur in TYPO3 Seiten der Universität Graz integriert werden.
Wie erhalte ich das Veranstaltungsmanagement-Tool?
Falls Sie ESRA beantragen möchten, benötigen wir folgende Informationen als E-Mail an servicedesk(at)uni-graz.at:
- VeranstalterIn bzw. Bezeichnung
- Straße/Hausnummer der Kontaktstelle
- PLZ/Ort der Kontaktstelle
- PageID (Seitennummer im TYPO3, in der ESRA eingebunden werden soll)
- Telefon der Kontaktstelle
- Fax (falls vorhanden)
- E-Mail-Adresse (über die die E-Mails an die TeilnehmerInnen gesendet werden)
- Textuelle Signatur für ausgehende E-Mails (z. B.: „Ihre uniIT)
- Sprache(n): Deutsch und/oder Englisch?
- evtl. Logo für Teilnahmebestätigungen
Es muss ein ESRA-Account angelegt werden, über den Sie Veranstaltungen eintragen, warten und gegebenenfalls absagen können.